PEMBELIAN
Istilah purchasing atau pembelian sinonim dengan
procurement atau pengadaan barang. Berikut adalah definisi procurement menurut
Bodnar dan Hopwood (2001:323), yaitu:“Procurement is the business process of
selecting a source, ordering, and acquiring goods or services.”
Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti: bahwa
pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya-sumber daya,
pemesanan dan perolehan barang atau jasa.
Brown dkk. (2001:132) mengatakan bahwa secara umum
pembelian bisa didefinisikan sebagai: “managing the inputs into the
organization’s transformation (production process).” Pendapat tersebut kurang
lebih mempunyai arti bahwa pembelian merupakan pengelolaan masukan ke dalam
proses produksi organisasi.
Berikut adalah pendapat Galloway dkk. (2000:31)
mengenai fungsi pembelian, yaitu: “The role of purchasing function is to make
materials and parts of the right quality, and quantity available for use by
operations at the right time and at the right place.” Pendapat tersebut kurang
lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan
material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk
digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
Pentingnya fungsi pembelian
Management audit bisa digunakan untuk mengevaluasi
organisasi secara keseluruhan ataupun fungsi tertentu dalam organisasi, untuk
menentukan apakah perusahaan sudah memperoleh efisiensi biaya yang maksimum
dari yang telah dilaksanakan oleh fungsi tersebut selama ini. Penelitian ini
menjadikan fungsi pembelian sebagai sasaran audit.
Fungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang
paling penting dan berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses
bisnis berasal dari kegiatan pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk
membahas fungsi pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan mudah
terjadi, baik karena perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya
pengetahuan dalam berbagai aspek pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku
cadang yang diperlukan perusahaan.
Pandangan ini menurut Siagian (2001:192) mudah
dipahami karena dalam proses produksi perusahaan memerlukan bahan baku. Tidak
banyak perusahaan yang menguasai sendiri bahan baku yang diperlukan untuk
diolah lebih lanjut menjadi produk jadi, sehingga bisa disimpulkan bahwa tidak
ada satupun bentuk atau jenis perusahaan yang tidak terlibat dengan fungsi
pembelian. Pengalaman banyak perusahaan bahwa biaya untuk menghasilkan suatu
produk mungkin mencapai sekitar lima puluh persen dari harga jual produk,
menjadikan fungsi pembelian sebagai sumber pemborosan apabila tidak
diselenggarakan dengan baik dan sumber penghematan yang akan memperbesar laba
perusahaan apabila dilakukan dengan teliti dan cermat.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa pembelian
merupakan area yang penting yang dikemukakan Brown dkk. (2001:131), yaitu:
1. Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk
mengelola masukan perusahaan pada pengiriman, kualitas dan harga yang tepat,
yang meliputi bahan baku, jasa dan sub-assemblies untuk keperluan organisasi.
2. Berbagai penghematan yang berhasil dicapai lewat
pembelian secara langsung direfleksikan pada lini dasar organisasi. Dengan kata
lain, begitu penghematan harga dibuat, maka akan mempunyai pengaruh yang
langsung terhadap struktur biaya perusahaan. Sehingga sering dikatakan bahwa
penghematan pembelian 1% ekivalen dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.
3. Pembelian dan suplai material mempunyai kaitan
dengan semua aspek operasi manajemen.
Bagaimana cara sebuah perusahaan dalam mengendalikan
strategi pengadaan barangnya akan mempunyai pengaruh langsung terhadap
bagaimana perusahaan tersebut menjalankan bisnisnya. Pembelian yang baik juga
perlu menjadi perhatian untuk organisasi-organisasi non profit dan pemerintah.
Berbagai tekanan yang berkaitan dengan kurangnya dana yang tersedia dan
besarnya biaya, mendorong organisasi-organisasi tersebut untuk beroperasi
seefisien mungkin dengan biaya seminimum mungkin.
Dengan demikian, apapun jenis dan ukuran perusahaannya,
pembelian yang dilaksanakan dengan ekonomis dan efektif amat diperlukan dalam
upaya mencapai kondisi perusahaan yang sehat karena pembelian merupakan
kegiatan yang memerlukan pengerahan sumber daya dalam jumlah besar.
Tugas dan tanggung jawab fungsi pembelian
Pada dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk
menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga
dan kualitas yang tepat. Assauri (1998:162) menjabarkan tanggung jawab bagian
pembelian sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian
bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan
tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam
memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat
mengikuti perkembangan bahan-bahan baru yang dapat meguntungkan dalam proses
produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat
mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau
meningkatkan perputaran bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke
dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan
menyelidiki data-data dan perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber
penawaran (supply) dan memeriksa pabrik suplier untuk mengetahui kapasitas dan
kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan
yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam
memenuhi tanggung jawab tersebut diatas antara lain:
1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing
atas dasar nilai yang ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga
pada waktu yang tepat, serta jumlah dan mutu yang tepat pula.
2. Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan
penyelidikan.
3. Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit
dua sumber suplai.
4. Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.
5. Menjaga hubungan baik dengan suplier.
6. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif
dengan fungsi-fungsi lainnya dalam perusahaan.
7. Meneliti keadaan perdagangan pasar.
8. Membeli seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang
dibutuhkan tepat waktu sehingga tidak menganggu rencana produksi dari
perusahaan tersebut.
Galloway dkk. (2000:305) mendefinisikan tujuan dan
tanggung jawab departemen pembelian adalah meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Memilih, mengevaluasi dan mengembangkan sumber-sumber
untuk bahan dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Memelihara dan membangun relasi dengan suplier
yang berkenaan dengan kualitas, pengiriman, pembayaran dan pengembalian.
3. Mencari bahan dan produk baru, serta
sumber-sumber baru untuk memperoleh bahan dan produk yang lebih baik yang
mungkin bisa digunakan oleh perusahaan di masa yang akan datang.
4. Melakukan negosiasi dan memperoleh bahan baku,
peralatan, barang dan jasa pada harga yang mencerminkan the best value for
money.
5. Ikut berpartisipasi dalam aktivitas-aktivitas
untuk reduksi biaya.
6. Memelihara sistem komunikasi yang efektif dan
melakukan konsultasi secara rutin dengan fungsi-fungsi internal.
7. Selalu memberikan informasi mengenai biaya
pembelian dan berbagai perubahan yang mungkin bisa mempengaruhi laba perusahaan
dan perkembangan dimasa mendatang kepada manajemen puncak.
Sumber :
0 komentar:
Posting Komentar